Онлайн переводчик http://translate.meta.ua
поменять
По-русски

ак научиться планировать. Тайм менеджмент.

У нас к тайм-менеджменту многие управленцы относятся скептически - сказывается традиционное желание "медленно запрягать, но зато быстро ездить". Действительно, нашим руководителям куда ближе и понятней работа в системе аврала, когда в критические моменты человек перестает нормально есть и спать, отдавая все силы работе, - зато потом может позволить себе расслабиться. До наступления следующего аврала

Как бы там ни было, но своим временем управляют все. Вопрос только в том, насколько эффективно им это удается делать. Ведь проблема управления временем куда шире, чем банальное составление графика или схемы выполнения проекта. Особенно остро задача эффективного тайм-менеджмента стоит перед руководителями – они управляют не только своим собственным временем, но и рабочим временем своих подчиненных.

Менеджер ранжирует цели и задачи, которые он ставит перед людьми, по признаку "важность-срочность" для того чтобы как можно быстрее и эффективнее достигать поставленной цели. Именно он планирует общее время (ресурс, который отводится на достижение конкретной цели) и выбирает задачи, которые целесообразно делегировать подчиненным. Кстати, делегирование полномочий – один из главных способов экономии времени руководителя. Ибо единственный шанс для руководителя разгрузить себя и мотивировать людей – это передать ответственность.

Но для этого необходимо четко поставить цели, определить критерии их достижения – иначе невозможно будет ни оценить ход процесса, ни определить, достигнут ли результат.

Если эффективная система управления временем отсутствует, человек ходит на работу как в кино: утром приходит и не знает, что с ним будет в следующий момент. Каждый день – премьера, а эпизоды/действия могут развиваться по любому сценарию. Это очень интересно, но не очень продуктивно. Задача же руководителя заключается в том, чтобы активно продвигать свою организацию, а значит, ставить цели и предугадывать ход событий.

Управленцы среднего звена и топ-менеджеры должны не столько воспринимать влияние на компанию извне, сколько развивать бизнес путем активного воздействия на окружающую среду. Другими словами, менеджер может быть футбольным мячом, которым играют обе команды футболистов и который понятия не имеет, куда полетит в следующий момент. А может быть форвардом, ведущим мяч и прекрасно знающим, кому и когда необходимо дать пас.

Здесь необходимо отметить, что управление временем – весьма сложная и индивидуальная система. Специалисты считают, что крайне неэффективно навязывать человеку конкретную технологию управления временем. Постигая тайм-менеджмент, человек должен изучать не столько какую-то определенную технологию организации времени, сколько методы выработки индивидуальной технологии, наиболее подходящей его складу характера и роду занятий.

Система Франклина

Именно поэтому продемонстрируем базовые принципы классической системы управления временем, идею создания которой приписывают Бенджамину Франклину. Эти принципы предусматривают, что любая большая задача, стоящая перед человеком, дробится на подзадачи, а те в свою очередь – на еще более мелкие подзадачи. Визуально это можно изобразить в виде многоступенчатой пирамиды, а применение системы – как процесс возведения этой пирамиды.

Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей, – человек определяет свои жизненные ценности (иными словами, то, чего он хочет от жизни). Для одного – это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого – благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего – слава и высокий социальный статус. Для четвертого – власть. Для пятого – познание.

Для шестого – служение во имя человечества… Список можно продолжать до бесконечности, тем более что у каждого человека существует некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей – наиболее важный в построении пирамиды: если на этом этапе будет допущена ошибка (например, будут выбраны "познание" и "служение людям", хотя на самом деле предпочтительны "известность" и "высокий социальный статус"), то впоследствии человека неизбежно постигнет разочарование.

Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причем не надо бояться потратить на это слишком много времени – важно хорошо обдумать список. Необходимо также убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

Следующий этап – построение второго этажа пирамиды. Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны "известность", "власть" и "высокий социальный статус", то может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой высокую цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план – что необходимо сделать, чтобы достичь поставленной цели. Например, для того чтобы стать президентом США, надо сначала стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов страны, иметь солидную партийную и финансовую поддержку и незапятнанную репутацию, быть известным публике, блестящим оратором, благополучным женатым человеком, получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п.

Четвертый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Весьма важно указать, выполнению какого именно пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели.

Еще более важно обозначить конкретный срок – если человек говорит себе: "Когда-нибудь я обязательно куплю машину (напишу книгу, пойду учиться в университет…)", он может тянуть годами и в результате так и не достичь цели, но если он назначает себе конкретный срок, то значительно увеличивает шансы добиться своего.

Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: "До конца 2004 года закончить с отличием Гарвардский университет по специальности "социология и политология". Это, во-первых, даст мне престижное высшее образование, и во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми". Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: "Что я могу сделать в эти годы для достижения намеченных в генеральном плане целей?

". В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также отметить, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

Пятый этаж – краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: "Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?". Таким образом пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном

По-украински

ак навчитися планувати. Тайм менеджмент.

У нас до тайм-менеджменту багато управлінців відносяться скептично - позначається традиційне бажання "повільно запрягати, та зате швидко їздити". Дійсно, нашим керівникам куди ближче і зрозуміліше робота в системі авралу, коли в критичні моменти людина перестає нормально є і спати, віддаючи усі сили роботі, - зате потім може дозволити собі розслабитися. До настання наступного авралу

Як би то не було, але своїм часом управляють усі. Питання тільки в тому, наскільки ефективно ним це вдається робити. Адже проблема управління часом куди ширше, ніж банальне складання графіку або схеми виконання проекту. Особливо гостро завдання ефективного тайм-менеджмента стоїть перед керівниками - вони управляють не лише своїм власним часом, але і робочим часом своїх підлеглих.

Менеджер ранжирує цілі і завдання, які він ставить перед людьми, за ознакою "важливість-терміновість" для того, щоб якнайшвидше і ефективніше досягати поставленої мети. Саме він планує загальний час (ресурс, який відводиться на досягнення конкретної мети) і вибирає завдання, які доцільно делегувати підлеглим. До речі, делегування повноважень - один з головних способів заощадження часу керівника. Бо єдиний шанс для керівника розвантажити себе і мотивувати людей - це передати відповідальність.

Але для цього необхідно чітко поставити цілі, визначити критерії їх досягнення - інакше неможливо буде ні оцінити хід процесу, ні визначити, чи досягнутий результат.

Якщо ефективна система управління часом відсутня, людина ходить на роботу як в кіно: уранці приходить і не знає, що з ним буде в наступний момент. Щодня - прем'єра, а епізоди/дії можуть розвиватися за будь-яким сценарієм. Це дуже цікаво, але не дуже продуктивно. Завдання ж керівника полягає в тому, щоб активно просувати свою організацію, тобто ставити цілі і передбачати хід подій.

Управлінці середньої ланки і топ-менеджери повинні не стільки сприймати вплив на компанію ззовні, скільки розвивати бізнес шляхом активної дії на довкілля. Іншими словами, менеджер може бути футбольним м'ячем, яким грають обидві команди футболістів і який поняття не має, куди полетить в наступний момент. А може бути форвардом, що веде м'яч і прекрасно знає, кому і коли необхідно дати пас.

Тут необхідно відмітити, що управління часом - дуже складна і індивідуальна система. Фахівці вважають, що украй неефективно нав'язувати людині конкретну технологію управління часом. Осягаючи тайм-менеджмент, людина повинна вивчати не стільки якусь певну технологію організації часу, скільки методи вироблення індивідуальної технології, найбільш відповідної його складу характеру і роду занять.

Система Франкліна

Саме тому продемонструємо базові принципи класичної системи управління часом, ідею створення якої приписують Бенджамину Франкліну. Ці принципи передбачають, що будь-яке велике завдання, що стоїть перед людиною, дробиться на підзадачі, а ті у свою чергу - на ще дрібніші підзадачі. Візуально це можна зображувати у вигляді багатоступінчастої піраміди, а застосування системи - як процес зведення цієї піраміди.

Спочатку укладається масивна основа піраміди, що служить опорою для усіх інших поверхів, - людина визначає свої життєві цінності (іншими словами, те, чого він хоче від життя). Для одного - це матеріальний достаток і упевненість в завтрашньому дні. Для іншого - благополучна сім'я, любляча дружина і щасливі діти. Для третього - слава і високий соціальний статус. Для четвертого - влада. Для п'ятого - пізнання.

Для шостого - служіння в ім'я людства. Список можна продовжувати до безкінечності, тим більше що у кожної людини існує деяка безліч життєвих цінностей. Етап визначення життєвих цінностей - найбільш важливий в побудові піраміди : якщо на цьому етапі припуститься помилки (наприклад, будуть вибрано "пізнання" і "служіння людям", хоча насправді переважні "популярність" і "високий соціальний статус"), то згодом людину неминуче осягне розчарування.

Отже, насамперед потрібно скласти список життєвих цінностей, причому не потрібно боятися витратити на це надто багато часу - важливо добре обдумати список. Необхідно також переконатися, що вибрані цінності не суперечать один одному.

Наступний етап - побудова другого поверху піраміди. Виходячи із складеного списку, людина повинна вирішити, чого він хоче добитися. Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найбільш важливі "популярність", "влада" і "високий соціальний статус", то може вирішити, що він хоче стати президентом США. Потрібно поставити перед собою високу мету. Важливо переконатися, що вибрана мета дійсно відповідає усім життєвим цінностям із складеного на попередньому етапі списку.

Третій поверх піраміди спирається на другий. Складається генеральний план - що необхідно зробити, щоб досягти поставленої мети. Наприклад, для того, щоб стати президентом США, потрібно спочатку стати губернатором штату або мером одного з великих міст країни, мати солідну партійну і фінансову підтримку і незаплямовану репутацію, бути відомим публіці, блискучим оратором, благополучною одруженою людиною, отримати вищу освіту в престижному учбовому закладі і тому подібне

Четвертий поверх піраміди - довгостроковий (на декілька років) проміжний план з вказівкою конкретних цілей і конкретних термінів. Дуже важливо вказати, виконанню якого саме пункту генерального плану сприяє досягнення цієї конкретної мети.

Ще більше важливо позначити конкретний термін - якщо людина говорить собі: "Коли-небудь я обов'язково куплю машину (напишу книгу, піду вчитися в університет.) ", він може тягнути роками і в результаті так і не досягти мети, але якщо він призначає собі конкретний термін, то значно збільшує шанси добитися свого.

Наприклад, якщо людина планує стати президентом і знає, що для цього треба мати вищу освіту, він може включити у свій п'ятирічний план наступний пункт: "До кінця 2004 року закінчити з відзнакою Гарвардський університет за фахом "соціологія і політологія". Це, по-перше, дасть мені престижну вищу освіту, і по-друге, я зможу завести знайомства з важливими для мене людьми". Отже, слід скласти план на найближчі 4-5 років, поставивши питання: "Що я можу зробити в ці роки для досягнення намічених в генеральному плані цілей?

". У плані важливо вказати конкретні цілі і конкретні терміни з точністю до декількох місяців, а також відмітити, якому пункту генерального плану відповідає досягнення цієї мети.

П'ятий поверх - короткостроковий (на термін від декількох тижнів до декількох місяців) план. Дивлячись на довгостроковий план, людина задається питанням: "Що я можу зробити в найближчі тижні або місяці, щоб досягти тієї або цій меті"?. Таким чином пункти довгострокового плану розбиваються на конкретніші завдання. Наприклад, якщо в довгостроковому